Как работает профессиональное архивохранилище?

Многие компании, особенно те, которые работают уже далеко не первый год и которые накопили большой архив документов, решают передать бумаги на внеофисное хранение. Потому что размещать их в собственных помещениях становится все сложнее — требуются большие площади, а поддержание архива в хорошем состоянии требует все больше усилий.

В этой статье мы поговорим о том, как устроены профессиональные архивохранилища и сам процесс внеофисного хранения бумаг.

Что представляет собой профессиональное хранилище?

Современные архивохранилища, предлагающие своим клиентам услуги внеофисного размещения, — это, как правило, прекрасно оборудованные помещения, в которых созданы все условия хранения конфиденциальных документов. Речь идет как об их физической сохранности, так и об информационной безопасности.

Такие помещения оборудованы следующими системами:

• высокочувствительная пожарная сигнализация, реагирующая на дым, огонь и повышение температуры — так как огонь по-прежнему остается главным врагом бумаги;
• современные системы пожаротушения, подходящие именно для тушения бумаги;
• охранная сигнализация, защищающая залы от проникновения посторонних;
• климат-контроль, поддерживающий в помещениях заданный уровень температуры, влажности и освещенности, идеальный для документов на бумажных носителях;
• металлические стеллажи, которые не подвержены появлению жучков и других насекомых, способных нанести вред бумагам;
• удобные папки и короба, в которых размещают документы для того, чтобы защитить их от лишнего света;
• система шифрования данных, которая защищает документы от доступа посторонних, включая даже сотрудников хранилища, не имеющих кодов доступа.

Как хранят документы в профессиональных хранилищах?

Перед тем, как бумаги отправятся в новое «место жительства», они непременно проходят полноценную архивную обработку. Это позволяет поддерживать в них идеальный порядок и гарантировать сохранность.

У многих руководителей компаний возникает вопрос: «Но если файлы будут физически находиться не в офисе, а в другом месте, что делать, если они понадобятся?»

На этот случай предусмотрено несколько вариантов:

• вы можете приехать и поработать в специальных кабинетах в хранилище (они оборудованы компьютерными столами, креслами и всем необходимым);
• вы можете прислать в архив своего курьера или заказать доставку документа с помощью курьера компании-подрядчика;
• архив может отправить вам копию листа по факсу или электронной почте.

При этом важно помнить, что при передаче бумаг составляется специальный лист доступа, то есть перечень лиц, которым в случае необходимости выдадут бумаги. Остальным в выдаче конфиденциальных документов будет отказано.