Командировки: какие траты учитываются при расчете налога на прибыль

В деловой командировке сотрудник несет множество расходов, которые должны учитываться бухгалтерией. К сожалению, далеко не всегда бухгалтерам удается сразу решить все вопросы, из-за чего с проблемами сталкивается как специалист, так и руководство.
Например, для подтверждения оплаты номера в отеле можно гостиничные чеки купить на doc-msk-1.com, также учитываются суточные, расходы, связанные с транспортными услугами, питанием, прочие траты, одобренные руководящим составом, имеющие четкое экономическое обоснование.

Суточные

В процессе определения налогов на прибыль вся сумма, выданная в форме суточных, может быть учтена без каких-либо лимитов. Впрочем, нужно учитывать их максимальные размеры, если командировка имеет место на территории России, они составляют 700 рублей, за границей – увеличиваются до 2.5 тысяч.
Сумма суточных рассчитывается за весь период пребывания в поездке, учитываются не только рабочие, но и выходные дни, время, проведенное в пути.

Расходы на проезд

В эту категорию попадает следующее:

Цена проездного документа на самолет, поезд, паром;
Цена услуг, сопряженных с оформлением проездного документа, например, дополнительные комиссионные сборы, установленные кассами;
Траты, связанные с оформлением страховки, постельного белья (если речь идет о путешествии на поезде);
Цена поездки до точки отправления (например, если аэропорт находится не в городе, где находится предприятие, а в соседнем населенном пункте).

За компанией закреплено право отразить в нормативных документах классы комфорта, которые доступны сотрудникам в зависимости от статуса и должности. При подсчете налогов уместно учитывать все траты, как за обычный плацкартный вагон, так и за бизнес-класс.
Если при поездке до аэропорта (вокзала) используется не общественный транспорт, а более дорогое такси, необходимо подтвердить обоснованность такого решения, например, указанием рабочего графика специалиста или общественного транспорта (вылет может быть назначен на ночное время, когда автобусы и метро не работают).
Документы, подтверждающие расходы, связанные с проездом, следующие:

Проездные документы, кассовые чеки о покупке билета (допускается электронный формат), маршрутные квитанции;
Кассовые чеки об услугах такси, данные о пройденном маршруте, фирменные ордера таксомоторной компании, согласно которым были предоставлены автомобили;
Автобусные, трамвайные и другие билеты;
Договор, в соответствии с которым сотрудник взял в аренду автомобиль, чек, подтверждающий его полную оплату.

Проживание

Расходы, связанные с бронированием гостиничных номеров, проживанием в них, опять же, должны иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение. Учитываются как основные траты по проживанию, так и второстепенные, дополнительные сервисные услуги. Документы, подтверждающие их, таковы:

Фирменные счета-фактуры отелей, общепринятые кассовые чеки;
Договоры, в соответствии с которыми для проживания использовалась квартира, принадлежащая частному лицу, а также расписки о получении соответствующих денежных сумм;
Выписки, подтверждающие удаленное бронирование, оплату номера.

Прочие расходы

К этой группе относятся траты, связанные с открытием визы, оформлением заграничного паспорта. Государственные пошлины, комиссии посреднических организаций, консульские сборы – все это принимается во внимание. Допустим учет и других трат, например, связанных с оплатой мобильного номера, использования Интернета, покупкой медицинского страхового полиса.