Что такое электронный архив, где используется

Электронный архив представляет собой систему хранения документов в электронном виде. Архивирование позволяет быстро доступно и надежно сохранять документы в нужном формате. Автоматизированный документооборот предполагает, что все бумаги будут находиться в электронном виде. Привести их в такое состояние можно с помощью особых программ, таких как электронный архив Этлас – эта система простая, удобная высокопроизводительная и надежная.

Преимущества электронных архивов

В любой организации с каждым днем увеличивается количество бумажных документов. Их нужно обрабатывать, хранить и упорядочивать. Это превращается в очень трудоемкое и затратное по времени занятие. Чем больше бумаг, тем сложнее найти нужную. Документы теряются, для их хранения требуются специальное оборудование и помещение. Когда документы хранятся в бумажном виде, сложно ограничить доступ к ним, оградить от несанкционированного прочтения.

Выходом из положения остановятся электронные архивы. Этлас-Софт представляет собой эффективную систему, в которой можно хранить любые бумаги в электронном виде. В ней можно разместить архивные дела и текущие документы. Все бумаги получают высокую степень защищенности. К ним не смогут получить доступ даже собственные сотрудники организации, не имеющие на это полномочий.

Почему нужно хранить электронные документы на компьютерах, в специальном архиве

В организациях электронные документы размещаются на компьютерах сотрудников. Они не сведены в централизованную систему. Это затрудняет работу каждому. Сотруднику приходится обращаться к коллегам, если потребовалась бумага, которой сейчас у него нет. Неосторожно работая с интернетом, персонал может допустить утечку важной информации. Электронный архив Этлас это централизованная система, которая позволяет быстро найти документ, согласно своему уровню доступа. Система надежно защищена от утечек. Каждый документ, поступивший в систему, автоматически копируется для резерва, поэтому его утеря невозможна. Архив защищен и от ошибок при удалении документов. Безвозвратно удалить какую-либо бумагу может только сотрудник со специальным доступом.
Система электронного архива Этлас адаптируется под любые сферы деятельности предприятия. В ней можно настраивать любые аспекты и функции. Работать с ней могут пользователи, не владеющие языками программирования. Достаточно базового владения компьютером. Создатели системы всегда готовы помочь в ее настройке и провести курс обучения для пользователей.